¿Has sentido cómo un servicio caía o un servidor dejaba de dar el servicio de forma adecuada? Esos primeros momentos en los que se piden explicaciones y todavía aún ni sabes lo que ha podido haber ocurrido.
1. El riesgo de tener un servidor de archivos en caos
Uno de los inconvenientes habituales en los departamentos tecnológicos, se encuentra bajo el conocimiento estancado.
A menudo nos enorgullecemos de tener ese técnico "ninja" que lo soluciona todo, pero desde la gestión, es un punto único de fallo.
Debemos entonces comenzar a elavorar un plan, para mitigar y dar una solución a ese punto de fallo, pero no te olvides de uno de los pasos clave
Herramienta de análisis: Matriz de polivalencia.
Esta matriz, será nuestro mapa de guía con la que identificaremos, quién dispone del conocimiento clave y dónde se encuentran "zonas ciegas" de conocimiento o especialización, que podrían hundir un proyecto de forma inmediata.
2. Documentación VS Estandarización.
Para erradicar y controlar al técnico imprescindible, tenemos dos alternativas las cuales se complementan y dan una solución desde diferentes prismas:
Documentación dinámica
Evitaremos manuales de 200 páginas que nadie lee. Lo sustituiremos por una Wiki de ingeniería viva, utilizando herramientas como: Notion, Obsidian o Confluence. Donde alojaremos la resolución o una pequeña guía de como solucionar la incidencia y así generaremos un buen diccionario de soluciones. Posteriormente podremos automatizar o incluso referenciar preguntas a sus soluciones en cada uno de los artículo o información generada.
- Guía para cada proceso: Documento o guía sencilla con un lenguaje común, que pueda ser comprendido por cualquier empleado.
- Eliminaremos fricción: Nuestra misión será evitar preguntar cualquier error o problema a TI y ofrecer las herramientas para que sean utilizadas por el resto de la compañía.
La clave es que la otra persona se sienta cómoda y partícipe, no que te vean como un genio.
El camino del técnico
Nos encargaremos de diseñar el ciclo de vida del compañero desde el día 1 hasta su posible salida, con las principales posibilidades de toma de decisión. Este ejercicio, nos ayudará:
- Identificar necesidades: ¿Qué información necesita el técnico en cada fase? ¿Qué objetivos tendrá en cada fase? ¿Qué decisiones podrían hacer que nuestro técnico decida marcharse?.
- Identificar Riesgos: Aparecerán los riegos en la fuga de talento y así podremos asegurar una transferencia de conocimiento constante y que no sea un evento traumático de última hora.
Las fases del camino podrían ser identificadas en:
- Entrada y llegada al equipo
- Procesos y sistemas internos de trabajo
- Identificar responsabilidades
- Profesionalización
- Ascensos
- Valor añadido
- Salida de personal
A lo largo de estas etapas, podríamos analizar el cumplimiento de los objetivos, disponer de mejoras y recompensar el esfuerzo realizado o no, si las expectativas no se están cumpliendo. Disponer de esta información, nos permitirán tomar decisiones
3. La validación por capas y gestión del cambio
¿Cómo pasamos de la teoría a la realidad? La solución nunca será imponer una nueva estructura o un nuevo software, sino colaborar iterativamente para el despliegue y mejora de los riesgos.
Para realizar este proceso de una forma ordenada, necesitaremos utilizar: Procesos, Responsables, Fechas y Objetivos. Los cuales nos permitirán posteriormente identificar la situación real de cada fase.
Un modelo de testeadores escalonados, nos permitirá comprobar y validar los cambios conforme se vayan ejecutando y así poder simultanear distintos cambios en departamentos y zonas diferenciadas. Este sistema lo podremos utilizar para la gestión de cambio y mejora de procesos internos, como para la mejora continua de nuestro equipo, pudiendo validar la situación real en contraposición de la expectativa impuesta.
Punto de Inflexión
La transformación ocurre cuando el equipo entiende que documentar no es trabajar el doble, sino dejar de trabajar en balde.
La importancia de pasar del "solo lo se hacer yo" al "quiero que mi equipo crezca conmigo"es lo que diferencia a un jefe técnico de un líder estratégico.
Conclusión: Tu plan de acción
Ser previsor no es tener una bola de cristal, es construir sistemas que no necesiten tu presencia constante. La seguridad y la gestión de los datos son los cimientos, pero la cultura colaborativa y el entorno laboral serán el cemento que los mantiene unidoss.
Ahora tú decides con qué materiales construirás.
Recuerda:
- Identifica procesos críticos ejecutados individualmente.
- Establece herramientas comunes y evita información fuera de los sistemas.
- Diseña el camino del empleado..
- Implementa flujos automatizados y de sencilla ejecución..
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🎙️ Último Episodio
Ser previsor antes de lamentar
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La Reflexión del Café
Cualquier cambio puede aterrar a muchos de tus compañeros, para que eso no ocurra, informa y detalla lo que va a ocurrir en la organización en los próximos meses.
Traza un plan, mantente abierto a sugerencias y propuestas, identifica fechas clave y manten informadas a las personas clave.
Todo ello junto a una actitud positiva, hará que los planes salgan correctamente y se puedan abordar de forma ordenada, los inconvenientes que puedan ir surgiendo.